Hur COPE hjälper dig med content management

Som entreprenör eller anställd i någon av Sveriges 270 000 mikro- och småföretag är arbetslivet en ofta kamp mot klockan. Det verkar alltid finnas mer att göra än det finns timmar på dygnet.

Å ena sidan leder det många gånger till att marknadsföringen behandlas styvmoderligt eller helt glöms bort. Det känns ju mer som jobb att ringa kalla samtal till 40-50 kunder i målgruppen än att sätta sig ner och skriva en bloggpost, spela in en video eller göra research på nyhetskällor för att hitta intressanta artiklar att twittra om.

Å andra sidan leder det ofta till att de företag som ändå tar av sin dyrbara tid till att t.ex finnas i sociala medier ofta gör det till en ad hoc-aktivitet, vilket inte sällan leder till frustration över uteblivet resultat och känslan att marknadsföring är bortkastad tid och pengar.

Spaltmeter har skrivits om hur man kommer till rätta med båda felanvändningarna av marknadsföringens verktygslåda, men idag vill jag ändå ägna tid åt modellen COPE – create once, publish everywhere.

Tro nu inte att jag förespråkar en one-size-fits-all, ”spray and pray”-metod för marknadsföring! Näe, häng med nu:

COPE skapades av NPR (National Public Radio) i USA 2009 och var i allt väsentligt en teknisk lösning för att låta journalisterna skapa sina nyheter på ETT ställe, men låta NPR publicera det till MÅNGA ställen, OBEROENDE av vilken enhet (device) som användes. De byggde ett eget CMS och för att lyckas med det krävdes en metodisk approach till vad som behövdes för att skapa innehållet och för att publicera det. I det här finns mycket att lära för oss som sysslar (eller borde syssla med) content marketing. Den som är intresserad av de tekniska aspekterna rekommenderas att följa länkarna nedan som refererar till Daniel Jacobson.

”But now, the portable world is upon us and it is formidable”

Så skrev Daniel Jacobson (NPR) i en bloggpost på ProgrammableWeb 2009. Jag vet inte hur ni känner men exakt så där känner jag fortfarande minst en gång i veckan. 2009 spenderade jag 9-10 timmar om dan framför en stationär dator på ett specifikt kontor. Det är långt ifrån min vardag idag. Hur ser skillnaden ut för dig och din målgrupp?

En ”portable world” skapar stora möjligheter men också potentiella problem för alla oss som jobbar med innehåll i olika former. Se bara på antalet artiklar och diskussioner och råd om Google senaste ändringar i det mobila sökresultatet. Go ahead, googla ”Mobilegeddon”, jag väntar!

Jag kan bara rekommendera dig att lära från COPE för att sätta upp en systematisk approach till ditt content-arbete.

COPE content management system

Grundtanken är enkel. Daniel Jacobson menar att content management system handlar om tre saker:

1. Fånga idéerna (Capture)

2. Förvara materialet (Storage)

3. Dela (Distribution)

Som skribent och marknadsförare vill jag gärna lägga till en fjärde:

4. Skapande och förädling av idéer (Creation)

Den kan dock ses som en underpunkt till Capture för den som hellre vill hålla sig till NPR och Daniel Jacobsons grundidé. Läs gärna hans notes på Slideshare-presentationen Set your content free (2011)

Dessutom utgick NPR från några grundläggande inställningar:

– Bygg ett content management system (CMS) inte ett webbpubliceringsverktyg
– Separerar innehåll (content) från visning (display)
– Säkerställ innehållets modularitet (modularity)
– Säkerställ innehållets anpassningsbarhet och flyttbarhet (portabilty)

1. Fånga idéerna

Skapa ett system för stöd av inhämtande av information, nedtecknande av idéer, foton, tidningsurklipp, länkar etc. Stöder ert CMS det här steget? Om inte, se till att det finns ett lager strax innan CMSet t.ex. en gemensam Evernote.
För samarbeten rekommenderar jag regelbunden genomgång av idéer för att se vad som bör förädlas och tas vidare. Att tro att en gemensam ”idélåda” räcker för en gemensam bild är överdrivet optimistiskt.

(4. Förädling och skapande)

Att man har för vana att separera innehållet från visningen samt att innehållet har modularitet (som underlättar anpassningsbarhet) är viktigt i det här steget. Enkla åtgärder som att ha mallar för olika typer av innehåll, versionshantering av material och att ha i åtanke vilka delar som kan återanvändas var (samt att ert CMS stöder återanvändning av t.ex. bilder) kan underlätta skaparprocessen avsevärt. Den regelbundna genomgången av idéer bör också bidra till ytterligare förädling av idéerna.

2. Förvara materialet

CMSet (och andra plattformar för content) måste stödja intelligent förvaring av materialet. Allt i en stor balja funkar OM sökfunktionerna är oerhört pålitliga OCH alla vet vad som finns att söka efter. Eftersom materialet (content) behöver vara i moduler ska de också förvaras så. Bilder separat från ljudfiler, separat från text, oavsett om alla delar finns presenterat i samma bloggpost (display).

3. Dela

De flesta CMSer jobbar med responsiv eller adaptiv design idag, vilket gör innehållet lättare att se på olika skärmstorlekar. Du kan också få hjälp med t.ex. anpassade bildelement till Facebook och Twitter. Men faktum kvarstår – vi har ingen kontroll över i vilken kanal och på vilken enhet våra mottagare väljer att konsumera vårt innehåll. Alltså bör ett CMS efterfråga allt nödvändigt material och sen använda delarna i olika kombinationer för att anpassa visningen till de olika kanalerna. Idealet är att (moduler av) innehåll ska kunna delas även till plattformar som ännu inte finns – tänk smart watches och vad som kommer efter det. Att fundera över hur ditt content kan bli så anpassningsbart och flyttbart som möjligt underlättar både i det dagliga arbetet och behovet av eventuell framtidssäkring.

En del stora mjukvaruföretag erbjuder ”suite”-lösningar, dvs systemstöd för allt du kan tänkas behöva för din content marketing. För oss småföretagare är det sällan möjligt, eller ens önskvärt, att köpa in liknande. Däremot är det inget som hindrar oss från att skapa ett manuellt system (med mjukvarustöd) som tar bort lite av ad hoc-känslan i vår hantering av content.

Och självklart: bara för att vi ”kan” publicera överallt, betyder det inte att vi ska det. Genom att följa COPE-processen kan vi underlätta mottagar- och kanalanpassningen eftersom vi gjort vårt innehåll enkelt att anpassa utan att behöva dubbelarbeta.

Hoppas genomgången gav dig några nya tankar! Dela gärna med dig av dina processer och system för content management i kommentarerna eller i en tweet till @DangerousDolly!